不動産売却にはさまざまな手続きが必要です。また、そのたびにたくさんの書類も必要です。書類のなかには不動産会社が用意してくれるものもあれば、自分で取りにいくもの、手元にあるものもあります。スムーズに手続きを進めるためにも、不動産売却に必要な書類はどんなものがあるのか、あらかじめ頭の中にいれておくと安心です。
【不動産売却で必要となる基本の書類】
まずは、一戸建て・マンション・土地のどれを売却する場合でも、絶対に必要となる書類について知っておきましょう。特に、公的な書類は日中の昼間にしか用意できないものが多いです。何度も無駄足をふむことがないよう、確認をしておきましょう。
●本人確認書類
運転免許所、パスポート、マイナンバーカードなど、顔写真つきで本人だと確認できる書類です。売却する意思があるかどうか確認する目的と、不正取引の防止のために必ず必要です。
●実印・印鑑登録証明書 ※役所で取りよせる
「実印」とは役所に印鑑登録がされている印鑑のことです。不動産売却の書類には実印を使うのが一般的です。実印であることを証明するために、実印と印鑑登録証明書の2点が必要です。印鑑登録証明書の有効期限は「3ヵ月以内」とされていることが多いので、取り寄せ時期には気をつけましょう。
●登記簿謄本（登記事項証明書）※法務局などの登記所で取り寄せる
不動産の情報（権利関係、建物や土地の面積など）や登記されている記録を証明できる書類です。土地と建物は別々に登記されているので、どちらも売却するのであれば、それぞれの登記簿謄本が必要です。
●登記済権利書・登記識別情報 ※法務局などの登記所で取り寄せる
どちらも通称「権利証」と言われるものです。不動産の登記登録をしたときに、きちんと登記の手続きが完了したことを示すために発行されます。以前は「登記済権利書」というものでした。しかし、平成16年に不動産登記法が改正されてからは、インターネットを活用した登記手続きをおこなえるようにするために、「登記識別情報」が発行されるようになりました。登記識別情報には、登記した人にのみ知らされれる12桁の番号が記載されています。
これらの書類は、不動産売買をするときに、売り主が本当にその物件の所有者なのかどうか確認するために使います。登記済権利書・登記識別情報のどちらも有効です。ただし、この書類だけで本人確認をするのではなく、印鑑証明書などその他の書類と併用して本人確認をおこないます。
●固定資産税納税通知書・課税明細書 ※不動産所有者が持っている
不動産を所有している人には、毎年5月頃に、固定資産税と都市計画税の納税通知書と課税明細書が送られてきます。この書類には物件の評価額や税額が記載されているので、不動産を売却するときに何かと必要になってきます。たとえば、評価額は不動産会社が査定の参考にしたり、登録免許税の計算に使われたりします。税額は売却時に清算するときに必要になってきます。このようにいろいろなときに必要になってくる書類ですので、納税が終わった後も大事に保管しておくようにしましょう。
●付帯設備および物件状況確認書 ※不動産会社が用意してくれる
付帯設備や物件状況など、物件についてのくわしい情報を記載した書類のことです。付帯設備がない土地の場合は、物件状況についてのみ書きます。普通は不動産会社が用意してくれるものなので、物件の所有者が準備することは特にありません。ただし、付帯設備の有無や物件の不具合について、ウソの情報を書いたり、何も書かなかったりといったことはないように気をつけましょう。知っていたのに買い主へ情報を告げていなかった場合、責任問題を問われてしまうことにもなりかねません。
●不動産取得時の契約書・重要事項説明書 ※物件の所有者が持っている
物件を購入するときの売買契約の際、不動産会社から受け取った書類です。特に、重要事項証明書には買い主に説明するべき物件の情報が書かれているので、準備しておきましょう。
【一戸建て売却に必要な書類】
物件を購入したのがずいぶん前であれば、必要書類が残っているかの確認をしておきましょう。また古い家では、これらの書類のほかに「耐震診断報告書」「アスベスト使用調査報告書」などを求められる場合もあります。
●建築確認済証・検査済証 ※物件の所有者が持っている
どちらも一戸建ての所有者に対して役所が交付した書類で、「建築基準法に適合した建物である」ということを証明するものです。建築確認証は、建築前の確認申請のときに交付されたものです。検査済証は、建築後の完了検査に合格したときに交付されたものです。売却する際、これらの書類を提出することで、「適法な建物である」ということを証明することができます。
●設計図書・工事記録書 ※物件所有者が持っている
建物の図面や仕様書、工事記録などが書かれているものです。買い主が将来、増改築をする場合に必要となるので、売却時に渡すようになっているところが多いです。購入したときに、不動産会社や施工会社から渡されているはずなので、残っているか確認しておきましょう。
【マンション売却に必要な書類】
一戸建ての場合と同じく、古い建物の場合、「耐震診断報告書」「アスベスト使用調査報告書」などを求められる場合もあります。
●管理規約・使用細則 ※物件の所有者が持っている
マンションの管理組合で定められた規則が書いてあるもので、所有者全員に配られているものです。マンションに住むにあたってのこまかいルールが書かれているので、売却時には買い主に渡すことになっています。もし紛失してしまっても、管理組合の組合員であれば、コピーをとって対応できることもありますが、極力なくさないようにしましょう。
●マンションの維持費に関する書類 ※物件の所有者が持っている
管理費や修繕維持費などの金額が書かれた書類です。これから実際に住む買い主にとって大事な情報となるので、売買契約までには準備しておきましょう。
●設計図書・工事記録書 ※不動産会社が取り寄せてくれる
買い主が将来、増改築などをおこなう場合に必要となってくる、建物の図面や仕様書、工事記録などの情報が書かれているものです。マンションの場合は、管理組合や管理会社が保管しています。仲介している不動産会社が管理組合などに問い合わせてくれるので、特に準備することはありません。
【土地売却に必要な書類】
●土地測量図・境界確認書 ※登記所などから取り寄せる
土地の面積や形状、隣地の所有者との境界を明確にするための書類です。作成するには、土地家屋調査士へ依頼する必要があります。所有者の実印を押したものと印鑑登録証明書を提出します。あいまいにしておくと、売却後のトラブルにもなりかねないので、売却のときには必須です。
【任意売却の場合に必要な書類】
「ローンの支払いができない」などの理由で、早急に不動産を売らないといけない場合、不動産会社へ「任意売却」をお願いします。その際に必要な契約書や「任意売却の申出書」などの書類は、不動産会社が用意してくれます。また、自分で用意する書類も上記のものとほぼ変わりません。しかし、任意売却の場合のみ必要な書類もありますので、注意しましょう。大切な住まいを失わないためにも、任意売却は少しでも早い時期におこなうべきです。必要書類を早急に集めて、不動産会社へ相談することをおすすめします。
●住宅ローン借入先の情報のすべて
債権者との金銭消費貸借契約書、保証委託契約書、督促状などがあります。住宅ローンを利用するときの書類や届いたハガキまで、残っている範囲ですべて用意しましょう。
●債権者からの通知
代位弁済通知、差押通知書、競売開始決定通知書などがあります。競売開始決定通知書が届いてもそのまま放置し続けると、半年ほどで競売にかけられ、強制的に物件を売却されてしまします。
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不動産売却にはたくさんの書類が必要です。しかし、事前に分かっていれば、いつか使うときにすぐに出せるよう大事に保管しておいたり、あらかじめ余裕をもって集めておいたり、依頼をお願いする準備をしたりなど、何かしらできることはあるはずです。いざというときに焦ることのないように、ぜひ覚えておいてください。
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